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关于做好2011年度档案材料归档工作的通知
发表日期:2012年3月6日  发布部门:嘉兴学院党委、校长办公室   作者:档案馆
    

 

嘉兴学院办公室文件

 

嘉院办〔20124

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嘉兴学院办公室

关于做好2011年度档案材料归档工作的通知

学校各部门、直属各单位:

2011年是学校“十二五”规划的开局之年。一年里,学校在建设有特色、高水平地方综合性大学进程中,取得了显著进步。在教学、科研和管理服务等方面同时也积累了宝贵的档案材料。各部门、单位应按照《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)和学校档案管理工作文件精神,切实做好2011年度档案材料的收集、整理和归档工作,确保学校档案材料的完整、准确和系统。现就有关事项通知如下:

一、高度重视,切实做好2011年学校档案的整理归档工作

学校档案是学校建设发展的真实记录,是全校师生在学校党委、行政领导下努力工作、学习的集中体现,是学校办学的宝贵财富。各单位、部门应高度重视年度档案材料的收集、整理和归档,将在年度工作中形成的珍贵档案材料,按照归档要求,认真做好档案目录的编订和档案材料的收集,重视发挥学校档案管理系统的功能,做到实体档案和电子文件同步归档,确保学校归档工作跟上时代进步的要求。

二、归档范围和要求

2011年学校在办学过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料和以往遗留的有价值的档案材料均在归档之列。具体包括党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、产品生产和学校重大活动、实物等不同种类的档案材料。各部门、单位应按照各自的部门、单位职责对2011年形成的文件材料进行梳理,参照“嘉兴学院归档范围和保管期限”的要求,按照档案材料的格式要求进行整理、分类、编号和装订,加盖归档章后归档。同时做好电子文件的整理上传和目录的输入归档工作,做到实体文件和电子文件同步归档。电子文件采用格式建议如下:文本文件建议采用:PDF格式;图像文件建议采用:JPEG格式;图形文件建议采用:DWG格式;影像文件建议采用:AVI格式;声音文件建议采用:MP3格式。涉密材料按保密规定单独归档。

学校各部门、直属单位应在20121030日前完成2011年度文件材料的归档工作;各教学单位(含南湖学院、平湖校区)应在对本单位档案材料进行全面整理的基础上,于2012121日前完成归档电子目录和电子文件整理并上传学校档案管理系统,档案实体由各教学单位(含南湖学院、平湖校区)自行保管。

三、操作具体要求

1.纸质文件和电子文件同步归档,确保每份文件的齐全和完整。归档的文件材料必须是原件。如需归档的文件材料只有电子版,一定要用A4规格的纸激光打印整理归档。归档文件中既有纸质材料又有声像材料的上传在同一目录中,只有声像材料的,作为一件在目录中列出,一个主题为一件,文件目录要与原件保持一致。

2.按件装订。装订采用左侧或左上角装订,文件材料左、下侧应对齐。不得采用易氧化的金属物装订。对于较厚的材料采用三孔一线法装订。装订时尽量保持文件原貌,不得随意裁切文件。装订前要将已破损的文件进行修整,字迹模糊或易褪变的文件予以复制。没有装订工具的,可到档案馆装订。

3.采用“单位-年度”进行分类,即各归档单位对本单位的归档文件按年度进行分类。对同一年度的归档文件,按照不同事由形成的时间排列,重要活动、会议文件、统计报表等成套性文件材料应集中排列。同一事由形成的多份文件按时间顺序集中排列在一起。

4.文件目录排序应以文件发布、定稿、正式形成的日期排序。有年月无日期者排月末,有年无月日的排年末,电子文件输入以文件目录排序操作。各单位应配备好电脑和扫描仪等设备,以利于档案数字化建设。

各教学单位档案按照《关于进一步加强二级学院教学档案管理的通知》(嘉院办〔200618号)规定分类整理。其它归档单位可根据实际需要进行分类,也可以不分类。

5.将排列好的归档文件加盖归档章。归档章加盖在文件首页上端靠右的空白位置,各归档单位在归档章上填写年度、部门件号(同一年度不进行分类的归档单位用一个流水号表示,进行分类的用“×. ××××”表示,“.”前面的表示分类号,用“19表示,“.”后面的表示这一类的流水号)、页数。

归档文件在分类、排列、编号以后,以件为单位编制目录,并上传电子公文,目录编制和文件的上传在学校档案管理系统中完成,要确保上传的电子文件与实体完全一致,自拟的标题要加上中括号。

6.各归档单位在完成以上步骤后,通知档案馆收集指导人员对归档文件进行鉴定,然后将档案馆返回的“归档文件”目录打印出来,并根据此目录重新整理实体,按馆编件号排列。归档章上的档号(2011-单位代码-馆编件号),二级教学单位要求填写完整,党政部门、单位不必填写馆编件号。

按照馆编件号(各学院按室编件号)的先后顺序装入由档案馆指定的档案盒,装盒时,将同一年度同一类别的归档文件按件号依次装在一起,一盒装不下,续装下一盒。不同类别的归档文件不能装在同一盒内,不同年度的归档文件不能装在同一盒内。同时按要求认真填写备考表、档案盒封面及盒脊各栏目。各归档单位只要填写盒底的年度、机构、室编起止件号,其他各项由档案馆填写。

7.归档文件整理完毕后,经档案馆检查合格方可办理移交。归档文件要求加盖单位、部门公章,同时归档文件材料在移交档案馆前须经本单位负责档案工作的领导检查,在移交清单上签字,加盖部门、单位公章方可办理。移交时须填写移交清单(从学校档案馆网站“档案管理”一栏中“操作指南”下载),并在移交清单后附归档文件纸质目录一份,办理移交手续。因限于校档案馆目前库房紧张,各二级教学单位只移交目录,档案实体由各二级教学单位保管。

8.档案移交时必须同时移交一份归档说明,标题为“×××(单位全称)2011年度归档整理说明”,内容包括档案内容简介、分类方案等以及其它需要说明的事项。

9.党群、行政部门填写嘉兴学院党群、行政部门档案移交清单(从学校档案馆网站“档案管理”一栏中“操作指南”下载)。

采用独立管理系统软件的部门在20121030日前完成系统数据备份移交光盘,填写嘉兴学院归档电子文件登记表(从学校档案馆网站“档案管理”一栏中“操作指南”下载)。

10.科技档案、财会档案、基建项目档案、照片档案、视频档案、实物档案、重大活动档案和重点项目(重要工作)档案等专门档案,参照上述要求办理,由相关专门档案提供部门(单位)的兼职档案员或指定的专门档案兼职档案员按照归档要求负责整理提供。

四、加强建设,扎实推进学校档案工作

切实加强学校档案工作队伍建设,学校档案工作委员会和校档案馆应加强对学校专兼职档案工作者的培训、指导,各单位、部门要切实重视和关心兼职档案员的工作,努力营造学校档案工作的良好氛围。

伴随时代进步和学校事业的发展,对档案工作提出了新要求、新任务,各单位、部门,尤其是教学单位要切实重视和加强档案工作,不断改善档案工作条件,配备必要的档案存储空间和设备,使之既符合实体档案的保存保管要求,同时有利于档案数字化建设的健康推进。学校有关部门在分配办公用房时,应考虑有关职能部门和教学单位的档案保管用房的使用情况。

全体档案工作者要自觉加强业务学习,进一步增强档案意识,不断提高业务水平,做到档案收集、整理并重,保管、利用并举,各部门、单位在清理资料时,注意部门、单位和个人手头有价值档案材料的甄别,重视有价值档案材料的整理、归档,必要时可请学校档案馆帮助鉴定,共同做好学校档案工作。

 

 

 

                                       嘉兴学院办公室

                                     二〇一二年三月一日

 

 

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  嘉兴学院办公室                           2012年3月1印发

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